ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnosti PODLAHY PLOTZ s.r.o., IČO: 06899722, DIČ: CZ06899722, se sídlem T. G. Masaryka 333, 538 21 Slatiňany, zapsané v obchodním rejstříku, vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 41203, kterou zastupuje Jitka Plotzová, jednatelka (dále také jen “správce” nebo “my”), pro prodej zboží prostřednictvím internetového obchodu www.podlahyplotz.cz.

Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. V těchto zásadách se dozvíte, za jakým účelem, z jakého důvodu a jakým způsobem Vaše Osobní údaje zpracováváme. Najdete také informace o tom, jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů. Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás emailem na info@podlahyplotz.cz nebo na výše uvedenou adresu.

Pro lepší přehlednost a orientaci jsou níže uvedeny pojmy, které se v těchto zásadách často opakují. 

E-shop	internetový obchod provozovaný správcem, dostupný na www.podlahyplotz.cz;
GDPR	Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679;
Obchodní sdělení	zpravidla e-mailová zpráva nebo sms odesílaná Uživateli za účelem propagace obdobných výrobků a služeb;
Objednávka	dokončená transakce zákazníkem stisknutím příslušného tlačítka “ODESLAT OBJEDNÁVKU” s úmyslem zákazníka uzavřít kupní smlouvu;
Osobní údaje	jakékoliv informace o Uživateli, na základě kterých ho lze přímo či nepřímo identifikovat;
Uživatel	fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o zákazníka nebo o potenciálního zákazníka, případně uživatele našich webových stránek, označován také jako „Vy“;
Zpracovatel	vykonává činnosti zpracování Osobních údajů na základě smlouvy nebo jiného pověření pro správce;
Zpracování Osobních údajů	je jakákoliv operace nebo soubor operací s Osobními údaji nebo soubory Osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení;
Zvláštní kategorie Osobních údajů	takové Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby.

 

 Jaké osobní údaje zpracováváme, jak je získáváme, za jakým účelem a po jak dlouhou dobu je uchováváme

Zpracováváme o Vás tyto Osobní údaje: 

• jméno a příjmení; 

• kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo); 

• fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb za zboží);

• číslo občanského průkazu nebo řidičského průkazu pokud uzavíráme Nájemní smlouvu;

• poznámka k Objednávce;

• informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi);

• login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, nákupní historii, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu);

• Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Instagram, Facebook, Linkedin, Twitter), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech,

• IP adresa; 

• cookies.

 Nezpracováváme Zvláštní kategorie Osobních údajů. 
 

Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje

Obecně k době Zpracování osobních údajů. Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu po nezbytnou dobu k  ochraně našich zájmů.  Osobní údaje zpracováváme: 

1. po celou dobu trvání kupní smlouvy a dále po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a námi a možného uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů;
2. po dobu nezbytnou k plnění zákonných povinností;
3. doba pro Zpracování osobních údajů činí nejdéle 5 let od Vaší poslední účasti na setkání, komunikace s námi nebo od skončení kupní smlouvy mezi námi, případně jinou dobu, pokud se jedná o povinnost stanovenou zákonem;
4. v některých případech může doba pro Zpracování osobních údajů činit až 15 let po splnění kupní smlouvy z důvodu ochrany našich zájmů.
   
   

Za jakým účelem zpracováváme osobní údaje

Webové stránky E-shopu. Zpracováváme také informace o tom, kdy navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky. Tyto informace mohou zahrnovat např. IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operačním systému či nastavení Vašeho jazyka. Tyto data můžeme shromažďovat jako součást protokolu nebo pomocí souborů cookies nebo jiných technologií pro sledování. Pravidla pro používání souborů cookies a dalších technologiích pro sledování je podrobněji popsáno v našem poučení o cookies.

Registrace, zřízení uživatelského účtu. Poskytujete nám dobrovolně Osobní údaje zřízením uživatelského účtu v E-shopu a jejich následnou aktualizací. Díky zřízení uživatelské účtu můžete využívat výhody, které uživatelský účet nabízí. 

Plnění smluvního vztahu. Zákonným důvodem pro Zpracování osobních údajů je plnění kupní smlouvy, resp. řádné vyřízení Objednávky a s tím související povinnosti.

Zlepšení poskytování našich služeb, propagace zboží a služeb. Můžeme zpracovávat Osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, našich smluvních partnerů a vzájemně je kombinovat s Osobními údaji, které nám jsou dobrovolně poskytovány.  Přijímáme opatření, abychom zajistili, že třetí strany jsou ze zákona oprávněny, aby nám tyto informace poskytly. Např. se bude jednat o demografické informace, IP adresy a cookies soubory. Důvodem je zlepšení poskytování našich služeb a propagace našeho zboží. 

Personalizovaná reklama. Spolupracujeme s třetími stranami, abychom spravovali a zobrazovali naši reklamu na webových stránkách třetích osob. 

Soutěže a další propagační akce. Na našich webových stránkách nebo prostřednictvím sociálních sítí můžeme provádět průzkumy, pořádat soutěže nebo jiné propagační akce. Vaše účast v našich propagačních akcích je dobrovolná. V rámci těchto průzkumů, soutěží a propagačních akcí po Vás můžeme žádat Osobní údaje, např. jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailovou adresa, uživatelské jméno a podobné údaje. Osobní údaje, které nám poskytnete, použijeme ke správě těchto propagačních akcí nebo i za jiným účelem, pokud je to uvedeno v podmínkách konkrétní propagační akce.

Sociální sítě. Máme profil na Facebooku, Instagramu, Linkedin, Twitter a YouTube. Veškeré informace, sdělení nebo materiály, které jsou prostřednictvím platformy sociálních médií poskytovány, jsou poskytovány také podle zásad zpracování osobních údajů těchto platforem. Ochrana osobních údajů je řešena separátně v rámci každé ze zmíněných platforem. 

Komunikace se zákaznickou podporou nebo jiné dotazy. Pokud jste nás kontaktovali e-mailem nebo prostřednictvím kontaktního formuláře nebo na sociálních sítích, pak Vaše osobní údaje zpracováváme pro účel vyřízení dotazu. 

Registrace se k odběru obchodního sdělení (newsletter). Pokud se zaregistrujete do našeho newsletteru, budeme Vám posílat zajímavé informace a nabídky k propagaci našeho zboží a služeb na základě Vámi uděleného souhlasu. Když už e-maily nebudete chtít dostávat, pak klikněte na odhlašovací odkaz, který je v patičce každého našeho e-mailu. 

Obchodní sdělení pro naše zákazníky (newsletter). Obchodní sdělení můžeme posílat na základě našeho oprávněného zájmu propagovat naše zboží a služby zákazníkům, dokud se sami z odběru obchodních sdělení neodhlásí. To umožňuje jednoduchý proklik v každém obchodním sdělením, které zasíláme formou e-mailu. Na základě našeho oprávněného zájmu propagovat naše zboží a služby můžeme využít také telefonního čísla registrovaného uživatele za účelem šíření obchodního sdělení formou SMS. V takovém případě se může uživatel z odběru SMS odhlásit krátkou zprávou na e-mail: info@podlahyplotz.cz. Proti zpracování Vašich osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů můžete kdykoliv vnést námitku (blíže v části věnující se Vašim právům).

Hodnocení zákazníků. Můžete se podělit o své zkušenosti s nákupem a posoudit jednotlivé zboží v sekci Recenze na našich webových stránkách. Pro vyhodnocování Vaší zpětné vazby týkající se jednotlivého zakoupeného zboží můžeme využít jiné zpracovatele.

Platba kartou. Pokud nám zadáte údaje o své platební kartě, nemáme přístup ke kompletním údajům. Víme jen, že platíte kartou a údaje o kartě zpracovávají příjemci těchto údajů, kteří pro nás platbu zprocesují.

Shrnutí důvodů a účelů pro zpracování vašich osobních údajů

Chápeme, že je někdy pro Vás obtížné se prokousat množstvím textu věnujícímu se jak, proč zpracováváme Vaše Osobní údaje a kde je získáváme. Abychom Vám poskytli rychle a přehledně základní údaje o zpracování Vašich Osobních údajů, shrnuli jsme vše v této přehledné tabulce:
 

O které Osobní údaje se jedná	Účel zpracování Osobních údajů	Zákonný důvod pro zpracování Osobních údajů	Doba zpracování	Zpracovatelé
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, jiné identifikační údaje, adresu pro doručování a informace o objednaném zboží	Vyřízení Objednávky nebo realizace (včetně platby), vedení uživatelského účtu, zákaznická podpora	Plnění smlouvy	Po dobou trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení	Shoptet, Abra Flexi, Freelo, DPD, Fofr, PPL, případně subdodavatel naší realizace nebo služeb
fakturační údaje, bankovní spojení a informace o objednaném zboží	Vedení účetnictví	Plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti	Daňové doklady po dobu 15 let	Shoptet, Abra Flexi, Neodat
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo zákazníka, údaje o uzavřené kupní smlouvě, nezbytné údaje o platbách	Vyřízení reklamace či stížností	Plnění zákonné povinnosti	Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení	Shoptet, Trello, Freelo,  DPD, Fofr, PPL, případně subdodavatel naší realizace nebo služeb
jméno, příjmení, e-mail Zákazníka a informace o objednaném zboží	Poskytnutí e-mailu zákazníka třetí straně za účelem hodnocení spokojenosti zákazníků, recenze	Oprávněný zájem	Po dobu trvání smluvního vztahu Zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení	Heureka.cz, Zbozi.cz, Shoptet
jméno, příjmení, adresa, věk, telefonní číslo, e-mailová adresa, název uživatelského účtu	Zpracování a vyhodnocení soutěže, vyhlášení a zveřejnění vítěze na našich webových stránkách a sociálních sítích	Souhlas	2 roky od posledního skončení soutěže, pokud svůj souhlas neodvoláte dříve - nebo jiná doba, pokud je uvedena v podmínkách soutěže odlišně	Facebook  Instagram  Linkedin Twitter
pseudo anonymizované dentifikátory registrovaných uživatelů,  IP adresa	Běžná analýza návštěvnosti webových stránek, zabezpečení našich webových stránek	Oprávněný zájem nebo souhlas	Konkrétní doba uložení u souboru  cookies se liší podle konkrétního druhu cookie souborů	Google Analytic, Google Console  Smartsupp
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo	Odpověď na zaslanou zprávu, zákaznická podpora	Souhlas se zpracováním za účelem vyřízení dotazu	Po vyřízení Vašeho dotazu budou Osobní údaje vymazány, to neplatí v případě, že se stanete naším zákazníkem	Shoptet, Facebook Instagram   Linkedin  Twitter Smartsupp
jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo potenciálních zákazníků, IP adresy a další technické identifikátory	Marketing a propagace našich webových stránek	Souhlas	Po dobu trvání souhlasu, doba uložení cookies se může lišit v závislosti na druhu cookies	Google Ads,  Sklik Zbozi.cz, Heureka.cz Facebook  Instagram Linkedin Twitter Firmy.cz, poskytovatel marketingových služeb
jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo zákazníka	Přímý marketing (zejména zasílání newsletterů zákazníkům)	Oprávněný zájem	2 roky od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se z odběru neodhlásíte dříve	Shoptet,  Smartsupp,

 

Jaká jsme přijali opatření k ochraně vašich osobních údajů?

Technická opatření. Přijali jsme a zavazujeme se udržovat vhodná technická opatření s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování Osobních údajů i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro Uživatele, a to ve všech oblastech, kde dochází ke Zpracování osobních údajů (zejména provoz webových stránek, provoz E-shopu, zaměstnanecká agenda, komunikace se zákazníky). Mezi přijatá technická opatření patří:

1. pravidelné zálohování dat Uživatele; 
2. aktualizace antivirových softwarových systémů; 
3. naše data na serverech jsou šifrována;
4. přístup do našeho informačního systému, kde budou Osobní údaje zpracovány, je kontrolovaný podle jednotlivých uživatelů (našich zaměstnanců). 

Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se udržovat následující opatření:

1. naši zaměstnanci, kteří mají přístup k Osobním údajům, jsou zavázáni mlčenlivostí; a
2. naši zaměstnanci jsou seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních včetně principu ochrany Osobních údajů.
   
   

Kdy předáváme vaše osobní údaje třetím stranám?

Vaše Osobní údaje mohou být předány našim obchodním partnerům (Zpracovatelé) nebo jiným třetím osobám, vyžaduje-li to zákon.

Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Jedná se pouze o Zpracovatele, kteří jsou z Evropské unie, případně do zemí, které byly prohlášeny a uznány za bezpečné, nebo do zemí s nimiž máme uzavřené standardní smluvní doložky v souladu s čl. 46 GDPR a kteří poskytují Vašim Osobním údajům srovnatelnou úroveň ochrany jako v případě použití GDPR. Všichni tito naši Zpracovatelé jsou vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté Osobní údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme je zpřístupnili v souladu s těmi zásadami. Konkrétní Zpracovatele jsme uvedli u každého jednotlivého důvodu a účelu Zpracování Osobních údajů.

Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo Zpracovatele předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.

Jaké máte práva?

Kam se na nás obrátit? Emailem na info@podlahyplotz.cz, nebo na adresu našeho sídla. 

Jak rychle odpovíme? Odpovíme vám nejpozději do jednoho týdne. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost lépe vyřídili, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. 

Právo na přístup	Potvrdíme, zda zpracováváme Vaše Osobní údaje. Máte právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, příjemcích, kterým jsou zpřístupněny, době zpracování. Máte právo vědět, zda nějaké právo bylo již realizováno. Předpokladem je také to, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
Právo na opravu	Má právo na žádat o opravu nepřesných osobních údajů. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu.
Právo na výmaz	Pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak Vámi požadované údaje vymažeme či zanonymizujeme.
Právo na omezení zpracování	Prosím kontaktujte nás, pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně. Ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah.
Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování	V případě, že nás kontaktujete s žádostí, budeme Vás informovat o výsledku. Někdy se může stát, že nebudeme moci vyhovět (např. e-mailová adresa, ze které jste nám napsali již nefunguje).
Právo na přenositelnost	Vaše Osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, na Vaši žádost poskytneme jinému správci.
Právo vznést námitku	Pokud zpracováváme Vaše údaje na základě oprávněného zájmu (např. zasílání newsletteru Uživatelům). Je na nás, abychom náš oprávněný zájem prokázali. V případě, že bude Vaše námitka oprávněná, přestaneme zpracování Osobních údajů provádět.
Právo na odvolání souhlasu	Pokud jste změnili názor, prosím dejte nám vědět. Zpracování týkající se marketingového a obchodního účelu je možné odvolat kdykoliv.
Automatizované individuální rozhodování včetně profilování	Nechcete, aby se o Vás rozhodovalo pomocí počítače? Respektujeme Vaše právo, proto profilování neprovádíme. Poskytujeme Službu, Vaše Osobní údaje mohou být zpracovávány automatizovaně.

 

Závěr

Tyto Zásady zpracování Osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budou Uživatelé informováni prostřednictvím našich webových stránek.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování Osobních údajů se na nás prosím kontaktujte na e-mail info@podlahyplotz.cz.
Pokud budete nespokojeni, pak můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/)
Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné ode dne 1.1.2023 a stáhnout si je můžete zde.